EXCELLER SON ORGANISATION PAR LA MESURE

École Bis’pronière 2024

Parcours management & Maitrise Excel

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L'art de prendre des mesures pour la performance de son activité

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!!  Un process cadré avec les bons outils est tellement plus performant que ce fameux "bon sens" différent pour chacun. Un graphique parle souvent tellement mieux que quelques chiffres sortis du chapeau  !!! 

La mesure est le captage des informations nécessaires à mémoriser pour assurer un ouvrage, une action, un projet,… Il se répartit en deux types :

• les informations nécessaires pour œuvrer, exécuter bon du premier coup

• les résultats qui, analysés, vont permettre de s’améliorer, décider.

Nous allons voir dans cet article le lien entre une bonne organisation, un bon management et la mesure. Pourquoi celle-ci est-elle vitale, comment la déployer, comment l'exploiter.

Nous terminerons par la présentation du Parcours de formation que nous proposons

1/ LES 1ERES MESURES A PRENDRE : les standards qui deviennent formulaires

Qu'est-ce qu'un standard ?

 La mesure est en premier lieu la donnée ou l'information qui va permettre d'exécuter correctement une action, un produit, un process. Exemple? Un cahier des charges. La liste de ces données doit être exhaustive, sans oubli et évoluer . Cette liste de l'ensemble des informations à récolter est appelé un standard en organisation et un formulaire en digital: une fiche client, un contrat, on ordre de fabrication, un cahier des charges, une convention, un questionnaire...

Le standard est le socle de la performance !

Comment rendre un standard performant ?

Sa construction est vitale pour une exécution de qualité et performante (rapide).

Sa forme, son fond, l'ordre de captage des informations, les alertes, les verrous.

Le standard transformé en formulaire doit être intelligent et suit des logiques précises. Pour être bien défini, il s'intègre dans un processus complet d'utilisation qui doit être posé et partagés par tous les acteurs.

Il doit aussi garantir un archivage intelligent qui permettra l'exploitation et l'analyse

Voici quelques facteurs majeurs à prendre en compte lors de l'élaboration d'une mesure, qu'elle soit le standard d'entrée ou la saisie d'une résultante. ....

• Définir en quoi elle va être utile

• Définir les parties prenantes, depuis celui qui saisie jusqu’à ceux qui analysent

• Définir les conditions de fiabilité : verrous, alertes,...

• Définir clairement les données de saisie (utiles, aisées,…)

• Définir tout le processus d’exploitation de cette mesure : comment elle doit être visualiser, quand, qui,…

• Définir les conditions d’utilisation qui doivent être boostantes, stimulantes et non lourdes et stressantes

Un exemple réel d'optimisation de standard chez un artisan du BTP

Un artisan décide d'améliorer son organisation. Les tâches les plus longues et à risque sont les devis, les facturations. Après avoir bien compris et défini la meilleure façon de faire, trois formulaires ont été crées. Il a gagné une demi journée dans la semaine, soit un samedi matin à ne pas bosser 🤩

Quelques exemples de standards fondamentaux

• Devis, Cahier des charges, fiche fabrication, fiche qualité, fiche sécurité, fiche de pointage,....

• Fiche complète client

• Planning dynamique

• Suivi de projet : cadre, équipe, objectifs, actions,....

• Fiche Gestion de stocks

• Suivi de la qualité

• Etablissement des formulaires lié à un processus de formation ( fiche présence, certificat, évaluations,…) et édition automatique

• ...

2/ ANALYSE DE LA MESURE: LE LEVIER DE L’AMELIORATION

Une entreprise qui ne se voit pas ne pourra jamais progresser. Nous développons ici les bonnes raisons de l'utilisation intelligente de la mesure.

La mesure est le vecteur de décision, d'acte et de progrès

Le constat récurent que l'on fait actuellement : sans données et mesures, le fonctionnement d'une équipe, d'un processus défaille, voir même entre en conflit. Une équipe décide en consensus. Hors, sans données, sans analyse, chaque collaborateur aura toujours sa propre vision, son opinion et l’accord collectif sera difficile. Et sans consensus avec directive, l’acte ne suit pas ou il n'est pas complet !

Et si on est tout seul ?

Sans mesure, les décisions sont difficiles, trop intuitives et à risque !

La mesure pour optimiser la performance d'un process

Un projet, un process, une recette, un business, un produit, une performance… est tributaire d’une multitudes de facteurs et va varier ainsi dans le temps.

La mesure va être le moyen de confirmer aux acteurs  les bonnes conclusions, les causes avérées, les bonnes pistes.

La mesure  permet de voir, comprendre, décider, acter, de sortir des paradigmes et des fausses croyances et de se lancer en toute sérénité.

Deux exemples vécus de mise en place de mesure de performance

• Une entreprise sur Bordeaux commence à mettre en place une organisation pour sa performance. En posant la question de leur niveau quant aux délais, la directrice explique qu’ils ont un taux de service de 100% ( tous les clients livrés à l’heure). 3 mois plus tard, après mise en place de la mesure de respect du délai, une courbe (Excel 😉) montre que le taux est stable et… de 60% ( transformé en perte : 75000€)

• Un artisan décide d'améliorer son organisation pour gagner du temps et de la sérénité. A première vue, il est de qualité et ses clients sont satisfaits. Après ide en place sur 6 mois de ses résultats, dont le suivi de retour sur chantier, on comptabilise une somme de 26000 € de cout de "SAV"

Mise en garde du foisonnement d'indicateurs qui tue la performance

A l’inverse, dans certaines entreprise, la multitude des mesures est aujourd’hui dévastatrice. Nous voyons des chiffres partout, des statistiques, des sondages, des mises en place d’indicateurs à tire larigot. La performance est devenu un facteur majeur de stress, de management par l’objectif. La manipulation de la mesure, la mauvaise analyse des mesures entraine souvent des mauvaises décisions, des erreurs, des abus.

Le choix de la mesure doit être réfléchi, co construit et utile

Il y a 4 indicateurs clés qui suffisent à faire fonctionner une activité. Vous les connaissez?

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Le phénomène des BI : exploiter les datas des données des logiciels

Il est vrai qu' aujourd’hui, avec les logiciels, les systèmes de gestion ( RCM, ERP, etc), la mesure devient facile à saisir, multiple. L’arrivée de la BI est un atout fort pour pouvoir puiser les données nécessaires. Elles sont ainsi extraites et restituées souvent dans Excel, outil puissant dont nous vous proposons son utilisation dans ce parcours

5 / LE PARCOURS MODULAIRE QUE NOUS PROPOSONS

Objectifs :

↙️ Organisation, management, performance?

ou/et

Techniques d'Excel ? ➡️

Optimiser son organisation et le management associé par la MESURE et/ou exploiter Excel comme outil d'application

• Optimiser les pratiques clés de vos process et les automatiser en formulaire

• Maitriser vos performances par leur suivi analytique

• Concrétiser de suite des nouvelles pratiques d'organisation

Contenu :

Les outils d'organisation : co construire un processus, cartographie d'activité, créer un standard, construire une mesure, résolution de problèmes, charge/capacité, planification, manager un projet, plan de contrôle, rituel de performance, tous les outils d'amélioration continue, management visuel,..... etc

Les pratiques Excel : d'un formulaire de saisie, formules de calcul, mise en forme automatique couleur, construction de tableaux, de graphes, macro élémentaires,... etc

Pédagogie et conditions d'apprentissage : 

MODE INVERSE

C'est le socle de cette formation pratico-pratique !

Vous amenez concrètement votre problème, votre situation qui sera la matière d'entrée pour le choix du contenu du cours qui sera immédiatement appliqué sur cette situation.

++ : Le formateur amène des exemples concrets d'ailleurs pour aider à transposer

!!! Vous amenez des données factuelles : impression de tous les documents nécessaires à la compréhension

INTELLIGENCE COLLECTIVE

Lors de la cession, le collectif sera mis toujours mis à contribution (l'intelligence collective)

• Partage et première écoute des situations pour premier éclairage de part les autres visions

• Aide de ceux qui "savent mieux" pour approfondir leur maitrise et aide de "ceux qui savent moins" pour poser les bonnes questions

• L'investissement personnel à s'impliquer sur une autre situation décuple la compréhension complète d'un sujet.

!!! Bienveillance obligatoire ! Acquisition du principe que écoute et soucis de l'autre fait grandir

PAS A PAS et CONCRET

Application de tous les principes de progrès à cette formation

• 4 heures pour acquérir une pratique au lieu de passer x fois 8 heures à écouter et n'en ressortir que très peu.

• faire en cession et de suite l'utiliser, l'exploiter pour amener le retour d'expérience à la cession suivante

• La satisfaction des petites réussites qui booste, dynamise

HAPPY

Un déroulé, des outils pédagogiques et une ambiance qui permettent de " s'amuser sérieusement", qui sera le sas bienvenue de fin de semaine

Nous sommes Qualiopi : un questionnaire avant - une évaluation à chaque cession !

Nous attendons quelques sessions pour la passer en CPF. Aidez nous à atteindre cet objectif, pour en profiter après ! 😉

PROGRAMME ( ou non programme 😉)

AMELIORER SON ORGANISATION, MANAGEMENT 1 vendredi 8:30 - 12:00 par mois.

• Vous amenez votre problématique ( 6 maxi dans l'équipe) ( voir conditions )

• Pré analyse collective de chaque problème et groupage des thématiques

• Apport d'un outil d'organisation par le formateur qui répond au problème (donc potentiellement 6 outils présentés)

• Reprise du problème pour application de la solution

• Travail d'extension de l'outil aux autres participants

PRATIQUER SON MANAGEMENT AVEC EXCEL 1 Vendredi 13:30 - 17:00 par mois.

• Vous amenez votre besoin ( 6 maxi dans l'équipe) qui peut être

  • une application d'une pratique vu le matin (si vous y étiez)

  • une application dont vous avez besoin

(Un thème générique est proposé en amont (peur de la page blanche, aide à trouver vos freins)

• Regroupement des besoins similaires et choix

• 3 boucles thématiques ou :

  • Le formateur montre, explique la fonction Excel sur le cas concret d'un stagiaire

  • Entrainement immédiat en intelligence collective

  • passage à la boucle suivante

• Debrief de fin en mode visuel pour mémoriser les astuces

APERCU DES EXPERTISES DU FORMATEUR

Fondatrice de Pragma, Carole est expert en Organisation et Management.

• les outils de conduite du changement, d'intelligence collective, de management visuel

• Méthodes agiles : les principes et adaptation des méthodes type SCRUM

• Outils d'organisation : planification, charge/capacité,

• Management : conduite d'équipe, les outils d'un manager

•  Lean Management : les outils d'amélioration continue, les outils lean (5S, TPM, VSM, ...)

Agendas des cessions

📅 Tous les derniers vendredis du mois, une session sur une thématique du management, de l’organisation, de la relation 

8 :30 – 12 :30

📅  Tous les derniers vendredis du mois, une session d’entrainement/apprentissage Excel

 13:30 à 17 :00

Démarrez maintenant votre parcours : au concret

1. Inscrivez- vous sur le site BIS'PRO Pau

2. Appelez- nous si vous souhaitez mieux comprendre, définir un parcours

3. Vous êtes une entreprise et vous souhaitez mettre plusieurs collaborateur dans ce parcours ? Appelez nous.

Nous sommes Qualiopi . Nous attendons quelques sessions pour la passer en CPF. Aidez nous à atteindre cet objectif, pour en profiter après ! 😉

Dans la hâte d’expérimenter ce cycle de formations, nous vous disons à très vite !